Создание инструмента для автоматизации и мониторинга работы HR-отдела, отслеживания его эффективности
Автоматизация найма и адаптации
HR-отдел EPC-компании был перегружен задачами, при этом оценка эффективности его работы не проводилась. Компания обратилась к нам за аудитом процессов работы отдела и созданием инструмента для автоматизации.
2 этапа
работ по внедрению
более 15
уникальных отчётов
50 роботов
для автоматизации процессов
Целью внедрения была систематизация процесса найма персонала и автоматизация рутинных задач.
После проведения аудита текущих процессов компании мы совместно с клиентом выделили следующие задачи для автоматизации:
- Хранение реестра данных о всех кандидатах в единой структурированной базе;
- Ускорение и отладка процесса закрытия вакансии;
- Улучшение показателей обработки заявок кандидатов: рост конверсии перехода на следующий этап, заявки не теряются, задачи выполняются быстро, нагрузка на специалистов сокращается;
- Оценка эффективности работы HR-отдела в целом и по специалистам;
- Автоматизация подготовки задач, документов, офферов.
Задачи решено было разбить на 2 этапа.
1. Базовая настройка. Организация процесса найма в интерфейсе Битрикс24
Интеграция с hh.ru и сбор заявок с сайта
Мы настроили автоматическое отображение всех заявок с сайта и с сервиса hh.ru в Битрикс24. Это позволило специалисту HR-отдела вести всю работу «в едином окне» и иметь быстрый доступ ко всей информации о вакансиях и соискателях, в том числе видеть историю взаимодействия с ними.
Руководитель получает данные об эффективности работы HR-отдела: сколько заявок отработано каждым сотрудником, сколько кандидатов приглашено на собеседование, сколько отказов и предложений.
Настройка воронки найма
Все соискатели попадают в единую систему (HR-воронку) в виде карточек. Соискателей можно отфильтровать по вакансиям, увидеть на каком этапе сейчас процесс отбора. Также созданы фильтры по размеру желаемой зарплаты, успешности выполнения тестового задания.
Этапы воронки совпадают с реальными процессами найма.
Автоматизация: роботы и уведомления
Автоматизация позволила упростить процесс найма и не забывать о важных задачах:
- автоматическая отправка письма кандидату по шаблону с приглашением в соц. сети компании, приветственное письмо с информацией о приеме вакансии на рассмотрение;
- автоматическое создание задач: на звонок кандидату, задача о необходимости дать обратную связь в течение 5 дней и перевести карточку кандидата на одну из следующих стадий воронки, задача на постановку тестовых заданий;
- автоматический перевод кандидата в следующую воронку после успешного завершения предыдущей;
- отправка соискателям SMS и писем по заранее заданному шаблону с напоминанием о назначенном собеседовании, с информацией о приеме на работу и просьбой ознакомиться с регламентами;
- напоминание сотрудникам о назначенном собеседовании в уведомлениях Битрикс24;
- постановка задач для коллег «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя»;
- хранение и отправка шаблонов офферов на фирменном бланке компании с автоматическим заполнением полей из карточки кандидата. Оффер направляется письмом после успешного прохождения последнего этапа собеседования;
- назначение собеседований в календаре компании с бронированием помещений и просмотром занятости коллег;
Анастасия Семенив
Руководитель проекта
Назначение собеседования с учетом занятости всех участников
Отчеты для оценки эффективности работы HR-отдела
Отчёты позволяют увидеть эффективность работы HR-отдела и каждого отдельного сотрудника, увидеть проблемные места в процессе найма и оптимизировать работу отдела.
Отчеты позволили увидеть следующие показатели:
- объем работы каждого hr-специалиста;
- количество входящих вакансий за определенный период;
- количество кандидатов приглашенных на собеседование;
- конверсию в разрезе вакансий;
- количество отказов и нанятых сотрудников, как в общем, так и в разрезе вакансий.
Общий отчет по воронке дает понимание о процессах найма в компании. Он позволяет быстро увидеть есть ли проблемы и на каком из этапов они происходят.
Например:
Воронка, сигнализирующая о проблеме
Воронка с отлаженными процессами найма
2. Дополнительные настройки
Лендинг под вакансию
Мы создали несколько отдельных посадочных страниц для «постоянных» вакансии на Tilda и встроили на них форму сбора заявок Битрикс24. Заявки сразу попадают в HR-воронку.
Тестовые задания и стажировки
Мы организовали процесс выполнения тестового задания в отдельной воронке. В закрытой группе под вакансию создается задача для прохождения тестового задания, а каждому кандидату — своя подзадача по заранее подготовленному шаблону.
Это позволило видеть, какое количество соискателей проходит тестовое задание, и на каком этапе каждый из них. А также систематизировать процесс проверки заданий.
Настройка бизнес-процессов
Для автоматизации рутинных задач мы настроили необходимые бизнес-процессы:
- «Заявка на найм»: позволяет автоматически ставить задачу ответственному сотруднику по подготовке рабочего места, документов для приема нового специалиста.
- «Заявка на увольнение»: автоматическое создание электронного обходного листа, согласование документов по всем ответственным сотрудникам.
- «Заявление на отпуск»: автоматический процесс согласования заявления со всеми ответственными сотрудниками.
- «Оценка сотрудников 360»: к оценке определенного сотрудника подключаются коллеги.
- «Оценка по компетенциям»: установка системы компетенций и постановка задач сотруднику в зависимости от желаемой компетенции, может проходить по обязанностям сотрудника для вычисления процента KPI.
Адаптация новых сотрудников
Для ускорения адаптации новых сотрудников была создана база знаний, она помогает узнать ответы на типовые вопросы, познакомиться с регламентами работы, документами.
Шаблоны задач помогают по чек-листу выполнить все необходимые действия при приеме на работу: подписать договор, получить пропуск.
В итоге компания получила серьезный инструмент для мониторинга работы HR-отдела и отслеживания эффективности после внедрения изменений в процессы.
Другие сценарии работы с персоналом: HR-процессы пенсионного фонда и объединение команд в ритейле. Все кейсы Битрикс24 и CRM.