Единое рабочее пространство для работы проектных офисов, корпоративная база знаний, смарт-процессы и автоматизация
Рабочее пространство для команды и подрядчиков
Мы полностью настроили рабочее пространство под специфику деятельности компании: настроили меню, фильтры, скрыли неактуальные разделы, настроили права доступа, ввели правила учета рабочего дня.
Провели чистку пользователей и привели организационную структуру в актуальное состояние.
Для типовых процессов создали шаблоны задач и бизнес-процессы.
Провели очистку дискового пространства в несколько этапов, сформулировали и ввели правила работы с диском, внедрили процесс его регулярной очистки.
Для руководителей подразделений создали инструменты контроля: отчет по эффективности, занятость сотрудников по задачам, отчет по выставленным оценкам.
Создание Базы знаний, обучение, поддержка на период внедрения
Все правила работы с Битрикс24 описали в Базе знаний. Разбили Базу знаний на общий справочник для сотрудников, Базу знаний для HR-отдела и инструкции для администраторов (IT-подразделения компании).
Елена Сурова
Руководитель проекта
Организация работы с подрядчиками
После успешного внедрения Битрикс24 для работы сотрудников было принято решение о переводе взаимодействия с подрядчиками компании так же в Битрикс24.
Мы создали для этого направления экстранет-группы, перенесли всю базу подрядчиков компании в Битрикс24, настроили поля и фильтры для удобной работы с базой. Описали регламенты работы с подрядчиками в Битрикс24, чтобы процесс был простым и понятным всем сторонам.
Создали отчеты для получения данных о работе подрядчиков.
Приветственные письма для новых сотрудников
Мы разработали html-шаблон письма с корпоративным дизайном для приветствия нового члена команды с инструкциями, контактами и вводной информацией. Такое письмо помогает облегчить адаптацию новичка.
Настроили бизнес-процесс для полуавтоматической отправки приветственных писем экстранет-пользователям.
Создали страницу для подтверждения ознакомления с письмом и настроили сбор статистики об ознакомлении с письмами.
Смарт-процессы и CRM-формы для работы с внештатными сотрудниками
Компания работает с внештатными сотрудниками, ранее обработка заявок таких сотрудников происходила в частном порядке в мессенджерах. Мы организовали для них доступ в экстранет-группы.
Дополнительно для удобства таких сотрудников была создана CRM-форма для заявок. Такую заявку сотрудник может отправить даже не авторизовываясь в Битрикс24.
Форма работает со справочниками и предлагает только те списки позиций, которые относятся к выбранному адресу.
После отправки такая заявка попадает в отдельную воронку в CRM, ответственный сотрудник компании получает уведомление в Битрикс24 и может начать работу с заявкой:
- ответственный изучает все данные по заявке и берет её в работу, то есть меняет статус
- заявитель получает почтовое уведомление о том, что заявка взята в работу
- после выполнения заявки ответственный закрывает задачу и заявка автоматически закрывается, заявитель получает уведомление об успешном выполнении заявки.
Таким образом, ведётся учёт всех заявок, работа по ним проходит оперативно, руководитель видит все "застрявшие" заявки, а заявители информированы о статусах их запросов.
Дальнейшее развитие: планы из исходного кейса
Для работы с подрядчиками необходимо подписывать большое количество документов. Когда в декабре 2022 года появилась возможность делать это в Битрикс24, мы предложили использовать её.
Подрядчик может самостоятельно заполнять форму для начала сотрудничества с компанией. Информация попадет в CRM, создаст контакт и карточку проекта.
Для начала использования Битрикс24.Подписи необходимо подписать с подрядчиком соглашение об ЭДО. Этот процесс также можно автоматизировать с помощью роботов и шаблонов документов.
Далее подписание документов будет происходить автоматически, проект переходит из стадии в стадию по заданным условиям.
В результате Битрикс24 стал «живым» инструментом для организации работы внутри компании и продолжает развиваться вместе с компанией.
Организацию работы филиалов показываем в кейсе портал «Асу-Проект», а автоматизацию согласований — в проекте документооборот издательского дома. Все кейсы Битрикс24 и CRM.