Задача проекта: в сжатые сроки запустить личный кабинет абитуриента с возможностями: предварительной записи в приёмную комиссию, загрузки пакета документов на поступление и отправкой уведомлений о зачислении.
Адаптация к новым условиям
Май 2020. Из-за эпидемии COVID-19 введен логдаунт. Не смотря на него, приём будущих студентов отменять не собираются, но очень ограничивают процедуры.
В соответствии с приказом Минздрава от 26.06.20 № 636н приём документов у абитуриентов должен проводиться дистанционно.
Не смотря на то, что сбор документов начинается с середины июня, когда приходят результаты ЕГЭ и выдают аттестаты, реализовать такой функционал необходимо было в течении 2 недель.
Подготовка
Первый вопрос, который перед нами встал: как и где хранить документы. Минимальный пакет состоит из 12 файлов; на приём ожидается, 600 абитуриентов; если средний файл будет объёмом 5 Мб, нужен объём хранилища не менее 35 Гб. На тот момент, таких объёмов не было, по этому начали рассматривать другие варианты.
Использовать Google Drive или DropBox не вариант, — сервера должны обязательно располагаться на территории РФ, соответствовать ГОСТ Р 58242-2018 и провайдер должен быть аккредитован Министерством цифрового развития и связи РФ + на сервере должно использоваться шифрование.
Изучив возможные варианты, было принято решение создать своё облако для хранения данных на базе NextCloud на VDS-сервере и написать API для двустороннего обмена файлами.
Использовать Google Drive или DropBox не вариант, — сервера должны обязательно располагаться на территории РФ, соответствовать ГОСТ Р 58242-2018 и провайдер должен быть аккредитован Министерством цифрового развития и связи РФ + на сервере должно использоваться шифрование.
Изучив возможные варианты, было принято решение создать своё облако для хранения данных на базе NextCloud на VDS-сервере и написать API для двустороннего обмена файлами.
Реализация
Ознакомившись с объёмом работ, мы поняли, что за столь короткий срок реализовать личный кабинет невозможно, поэтому по согласованию с заказчиком реализацию разбили на несколько этапов:
- Создание формы предварительной регистрации в приёмную комиссию. Всем зарегистрированным участникам будет создана учетная запись для дальнейшей работы в личном кабинете.
- Создание личного кабинета с информацией о приёме и отображением статуса. После релиза, всем ранее зарегистрированным пользователям разослали данные для входа.
- Поднятие SklifCloud, написание API и реализация загрузки пакета документов. С начала приёмной комиссии в личном кабинете автоматически запускался необходимый функционал.
- Написание инструкции по работе с абитуриентами и SklifCloud для сотрудников.
- Реализация статусов «Зачислен» и «Не зачислен» с автоматическим уведомлением абитуриентов и рассылкой списков поступивших.
Разработка с момента получения запроса до окончания разработки заняла всего один месяц.
Грандиозные результаты приемной комиссии в период COVID-19
808080%
безопасное хранение данных
80
месяц разработки
808080+
абитуриентов
Доработка после старта приёмной кампании
Пока абитуриенты оставляли заявки мы столкнулись с рядом проблем, которые требовали срочного решения:
- Несмотря на то, что письмо с логином, паролем и ссылкой для входа были у пользователей на почте, некоторые писали о том, что не могут войти.
Решение: генерировать пароли только из цифр и строчных латинских букв + создать кнопку «Забыли пароль», при клике на которую происходила генерация нового пароля и информация для входа отправлялась на почту. - Заказчик хотел, чтобы 1 пользователь мог отправить пакет документов только 1 раз, но при отправки документов, большинство абитуриентов либо чего-то не прикладывали, либо прикладывали не то, что нужно. Сотрудникам Склифа приходилось прозванивать десятки студентов в день и просить отправить документы на почту, из-за чего документы стало сложно искать.
Решение: реализовать дозагрузку документов в SklifCloud, добавить статуc «Требуется дозагрузка документов», при переводе на который пользователю приходит письмо с комментарием, какие документы необходимо до загрузить. - Вместо ожидаемых 600 абитуриентов, в личном кабинете зарегистрировались более 900 человек и среднее количество файлов, вместо ожидаемых 12 составило 18. Память на сервере закончилась на 2-ю неделю активности личного кабинета.
Решение: увеличить объём памяти на сервере с 40 Гб до 60 Гб, а затем до 100 Гб, чтобы был запас. - Из-за большого количества абитуриентов, сотрудник приёмной комиссии менял статус только у зачисленных абитуриентов, не зачисленные оставались в неведении своего статуса, пока не открывали публикуемые списки.
Решение: всем студентам, чей статус отличается от «Зачислен» скрипт автоматически меняет на «Не зачислен» с отправкой соответствующего письма через 3 дня после завершения приёмной комиссии.
Во время приёмной комиссии 2020 года, в личном кабинете были зарегистрированы более 900 абитуриентов, которые успешно загрузили документы для поступления.