База знаний для «Центра проектного менеджмента РАНХиГС»

Что такое База знаний проектной деятельности
и для кого она создана?

Центр проектного менеджмента РАНХиГС помогает участникам проектной деятельности в государственном секторе Российской Федерации.

«До последнего времени проектным офисам и командам проектов приходилось отыскивать нужные в работе документы в электронных справочных правовых системах и на официальных интернет-порталах правовой информации, либо же заниматься сбором собственной библиотеки документов. Теперь они могут найти их в разделе «База знаний» на сайте Центра, – говорит директор ЦПМ РАНХиГС Олег Билев. – Мы также надеемся на помощь пользователей в ее развитии. С помощью формы обратной связи можно отправить заявку на размещение необходимого для работы документа, направить примеры документов, а также оставить свой отклик о работе «Базы знаний» или передать предложения».

Новый раздел сайта ЦПМ РАНХиГС «База знаний» стал единым источником для получения всей необходимой методологической информации по проектной деятельности.

Он содержит федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, методические указания и рекомендации, связанные с реализацией национальных проектов, а также шаблоны и примеры документов. Здесь также в свободном доступе выложены востребованные профессиональным сообществом книги ЦПМ: «Книга участника реализации национальных проектов» и методическое пособие «Функционирование проектных офисов», презентации и иные полезные в работе материалы.

Как устроена База знаний?

Главная панель «Базы знаний» представлена в двух вариантах:
1. в виде матричной структуры, содержащей пять элементов проектной деятельности (оглавление столбцов) и групп процессов, подчиненных этим элементам (в колонках),
2. по уровню утверждения – от уровня Президента РФ до региональных органов исполнительной власти.
Переключение между режимами осуществляется с помощью виджета.

Главная панель «Базы знаний».

В Базе знаний есть четыре способа поиска нужного документа:

1. С помощью поисковой строки. Вы можете задать особые условия для поиска документов, указав в чек-боксах поисковой панели определенный уровень документа. Расширенный поиск позволяет задать диапазон дат выпуска документа и/или его тип. При вводе первых трех символов откроется выпадающее окно с подсказками и результатами поиска;
2. По названию элементов и процессов проектной деятельности;
3. По уровню утверждения документа – для этого нужно переключить флажок вида поиска;
4. По тэгам.

Для удобства пользователей под описанием документа можно найти связанные с ним документы для быстрого перехода к ним.

В базе знаний есть страницы нескольких типов: страница процесса проектной деятельности, страница элемента проектной деятельности и страница документа:

Переход на страницу процесса осуществляется с главной панели Базы знаний. Документы в рамках процесса размещены в порядке, соответствующему их типу, – нормативно-правовые акты, методические указания, методические рекомендации, шаблоны и примеры. При наведении на значок «...» во всплывающем окне показывается уровень документа и кем он был утвержден. У процесса также могут иметься подпроцессы.

В верхней части страницы элемента расположены документы, общие для всех процессов, входящих в элемент. Далее документы структурированы в разрезе соответствующих процессов.

Страница документа содержит детальную информацию о нем: дату утверждения документа, наименование органа, утвердившего документ, основание для его разработки и краткое содержание и др. Каждый документ может состоять из нескольких файлов, доступных для скачивания.

Разработка умного поиска

Эффективность страницы заключается в простоте поиска документов. Мы разработали динамическую поисковую строку со всплывающими подсказками и дополнительными фильтрами, которая также находит документы по тексту их содержания, а с помощью главной панели, представляемой в двух вариантах, мы максимально облегчили навигацию среди документов.

Документы, подходящие под поисковой запрос, формируются на новой странице выдачи результатов поиска. Благодаря умному поиску результаты сортируются согласно «рангу», а совпадения поискового запроса с текстом документа выделяются, чтобы обеспечить наивысшую точность поиска. Понятие «ранга» мы вывели вместе с Заказчиком, он рассчитывается как коэффициент из нескольких факторов и свойств.

Сбор статистики и аналитика

Для построения аналитики по разделу База знаний мы собираем данные с помощью Яндекс.Метрики и с помощью кастомных инструментов в административной панели сайта, написанных нами под проект.

Мы генерируем отчеты в формате xls по требуемой ЦПМ форме:
- сравнительная таблица в разрезе элементов/процессов и уровню утверждения документов
- выгрузка информации о всех документах с заданным набором свойств
- расширенная статистика, которая содержит информацию по всем документам в разрезе уровня утверждения

Автоматически генерируем и отправляем еженедельные отчёты со статистикой:
- посещение страниц документов
- посещение страниц элементов, процессов и подпроцессов
- скачивание файлов
- посещаемость Базы знаний сравнительно с предыдущим периодом